Voor de wekelijks onderhoud checklist ben ik op zoek gegaan naar een tool waarin ik terugkerende taken en checklists kan aanmaken en beheren. Met ClickUp heb ik nu die tool gevonden (kijk hier naar een overzicht van andere tools die ik gebruik).
Terug naar het begin. Wat is het wekelijks onderhoud?
Het wekelijks onderhoud
Het wekelijks onderhoud is binnen de Getting Things Done methode het wekelijkse moment waarin je uit je actiemodus stapt en je checkt of je systeem actueel en volledig is en of nog tevreden bent met je huidige systeem.
In deze eerdere blogpost gaf ik aan dat ik voor het wekelijks onderhoud een simpele pdf gebruik.
Nu vind ik het zelf prettig als ik iets af kan vinken en dat kan in een pdf niet echt.
ClickUp dus
ClickUp werkt met spaces die aanpasbaar zijn voor bijvoorbeeld je team of afdeling. Onder spaces vallen projecten en een project kan je weer onderverdelen in lijsten, met taken en subtaken.
Hoe heb ik dit opgezet?
Om te starten heb ik in ClickUp een space genaamd ‘GTD’ aangemaakt.
Nu trek je voor het wekelijks onderhoud per keer ongeveer 1 tot 2 uur uit. Deze sessie kun je in ClickUp zien als een project.
Als projectnaam geef ik de datum van de sessie mee.
Hierna heb ik binnen het project de volgende lijsten aangemaakt: Start, Get clear, Get current, Get creative, End.
Binnen de lijsten heb ik de taken aangemaakt met de stappen die terugkomen in het wekelijks onderhoud.
Dit ziet er dan zo uit:
Wil je het zelf opzetten in ClickUp?
Hieronder in platte tekst mijn opzet die je kan gebruiken om met knippen en plakken de taken aan te maken voor je eigen checklist voor het wekelijks onderhoud in ClickUp.
Start
Laptop: [Concentratiehulp, Alleen alarmen]
Muziek aan
Telefoon: niet storen aan
Get clear
Verzamel losse papieren en materialen
Leeg: Inbox Hotmail
Leeg: Systeem-log
Leeg: Inbox (C:\Users\Tigchelaar\OneDrive\Inbox)
Leeg: Ongewenste mail
Leeg: Onlangs afgespeelde podcasts (Podcast app, Luister nu, scroll helemaal naar beneden)
Leeg: Braintoss map
Leeg: Notities Hotmail
Leeg: Inbox GHMT
Leeg: Notepad++
Leeg: Fysiek inbakje
Leeg: Nieuwsbrieven
Maak je hoofd leeg (noteer alles waar je aandacht naar toe gaat of wat onaf is (evt ahv triggerlijst)
Get current
Controleer alle eerstvolgende acties
Chrome [Review, Get current]
Kijk een week terug in je agenda
Kijk vooruit in je agenda
Bekijk je wachten op lijst
Bekijk je wachten op lijst (taken)
Open bestand Aandachtshorizonnen.xlsx
Bekijk je projecten lijst
4 focusprojecten opnemen in Miro Cockpit (frame: Algemeen) + 1 bonus
Bekijk later/misschien lijst
Get creative
Chrome [Review, Get creative]
End
…; Save as template; template: GTD – Wekelijks onderhoud; Custom, vink ‘Keep task statuses’ uit)
…; Archive (Archiveer het project)
Projects + Maak een nieuw project aan o.b.v. template ‘GTD – Wekelijks onderhoud’
Met de taken in het ‘End’ gedeelte zorg ik ervoor dat ik checklist opsla als template. De checklist template blijft hierdoor actueel en kan ik weer gebruiken als ik voor het volgende wekelijks onderhoud een project aanmaak.
Op deze manier loop ik met de wekelijks onderhoud checklist in ClickUp de verschillende onderdelen van het wekelijks onderhoud af én kan ik vinken 🙂
