Mijn Getting Things Done tools & software

Hoe ziet productief werken met de Getting Things Done methode (GTD) er nu in de praktijk uit?

Er bestaat geen allesomvattende tool, softwareprogramma of app die je kunt inzetten, het is meer een set aan tools en software.

GTD kent 5 stappen; verzamelen, beslissen, organiseren, reflecteren en doen. In dit overzicht laat ik zien welke tools en software ik zelf gebruik bij elke stap.

De tools en software die je gebruikt, zijn niet heilig. Het kan best zijn dat de set van tools en software die je vandaag gebruikt volgend jaar weer heel anders is. Jij verandert en de tools en software veranderen net zo goed. Het gaat om een set die bij jou past, die jij vertrouwt en ervoor zorgt dat je zorgeloos kunt werken.

Ter inspiratie. Zo ziet het overzicht van GTD tools en software er momenteel voor mij uit:

Verzamelen

Verzamelen

Welke stuff verzamel ik?

Ik verzamel alles wat op mijn pad komt, inclusief gedachten en idee├źn, dat ik belangrijk genoeg vind om te bewaren. Binnen GTD wordt dit stuff genoemd.

Dit kunnen bijvoorbeeld geniale ingevingen zijn, of vragen van bijvoorbeeld collega’s, klanten, familie en vrienden. Andere stuff zoals e-mails en sociale mediaberichten (WhatsApp, Facebook, LinkedIn) verzamel je al automatisch.

Het verzamelen bestaat uit 2 delen; vastleggen/vangen en bewaren in een verzamelplaats.

Hoe vang ik nieuwe stuff?

Hoe ik nieuwe stuff verzamel, hangt af van de tools die ik binnen handbereik heb. Voor mij zijn dat pen en papier, telefoon, tablet of laptop.

Output

Fysieke notitie

Output

  • E-mailbericht
  • Digitale notitie
  • Foto

Output

  • E-mailbericht
  • Digitale notitie
  • Foto

Output

  • Digitale notitie
  • Afbeelding
  • Download

Waar bewaar ik de gevangen stuff?

Ik bewaar gevangen stuff in verzamelplaatsen. Verzamelplaatsen kunnen zowel fysiek als digitaal zijn en ook weer verdeeld zijn over verschillende plekken/devices.

Beslissen

beslissen

Hoe digitaliseer ik fysieke stuff?

Fysieke stuff die in mijn inbakje is beland en die ik wil bewaren, digitaliseer ik zoveel mogelijk. Voor sommige documenten ontkom je echter niet aan het bewaren van een hardcopy.

Hoe maak ik de verzamelplaatsen leeg?

De verschillende verzamelplaatsen verwerk ik regelmatig. Afhankelijk van wat iets voor mij betekent, krijgt een stuffitem een bepaalde bestemming.

Stuff zonder actie belandt in de prullenbak, archief of parkeer ik om mogelijk in de toekomst nog eens te kunnen beoordelen.

Stuff waar wel een actie aan hangt, voer ik uit (< 2 minuten), delegeer ik (als ik het wil monitoren, dan komt het op mijn wachten op lijst) of zet ik in mijn agenda, op mijn actielijst/projectenlijst of later/misschien lijst.

Organiseren

organiseren

Bestemming: archief

Bestemming: later nog eens beoordelen

Hiervoor maak ik een taak met een vervaldatum aan.

Werkplek

N.v.t. (Voor fysieke documenten die ik later nog eens wil beoordelen, maak ik een taak met vervaldatum aan.)

Telefoon

Apps

Tablet

Apps

Laptop

Software

Bestemming: delegeren

Hiervoor maak ik een taak op de wachten op lijst aan.

Telefoon

Apps

Tablet

Apps

Laptop

Software

Bestemming: agenda

Voor afspraken.

Telefoon

Apps

Tablet

Apps

Laptop

Software

Bestemming: eerstvolgende actie-, projecten-, bespreekpunten- of later/misschien lijst

Voor taken, projecten, bespreekpunten of later/misschien items.

Telefoon

Apps

Tablet

Apps

Laptop

Software

Reflecteren

reflecteren

Waarmee ga ik vandaag aan de slag?

Om te checken wat je afspraken en taken zijn voor vandaag of morgen.

Telefoon

Apps

Tablet

Apps

Laptop

Software

Wekelijks onderhoud

Het wekelijkse onderhoud is je systeemonderhoud. Is het compleet en actueel?

Doen

doen

Waar handel ik acties af?

Voor als je weer een eerstvolgende actie hebt afgerond.

Telefoon

Apps

Tablet

Apps

Laptop

Software

Extra

Hoe versnel ik?

Routinematige handelingen kun je GTD handelingen versnellen. Je kan bijvoorbeeld de Braintoss app met een spraakopdracht starten.

Telefoon

Apps

Spraakbesturing

Tablet

Apps

Spraakbesturing

Vragen over deze setup? Neem contact op:

Wil je meer weten over Getting Things Done? Wil je weten hoe ik deze tools en software inzet? Wil je met Getting Things Done aan de slag?

Neem contact op, ik denk graag met je mee!