Archief! Het waarom, wat en waar van een goed archief

GHMT-stuff-naar-archief

Bij de Getting Things Done trainingen die ik bij organisaties geef, worden regelmatig vragen gesteld over het archief. Als je beslist over ‘stuff’ in je verzamelplaats, dan kan het archief één van de bestemmingen zijn. Maar wat sla je nu op in het archief? Als je het voor jezelf duidelijk is, dan is het organisatiebreed misschien niet het geval. Soms ‘moet’ iets worden opgeslagen, maar ontbreekt een duidelijk ‘waarom’.

Ik neem graag onduidelijkheden weg zodat je de stap om iets te archiveren bewuster maakt.

Voordelen van een goed archief

Een goed archief levert je veel op:

  • Tijd: documenten snel kunnen vinden én opslaan
  • Borging: bewijskracht, controlestukken en formele documenten zijn geborgd
  • Plezier: werk efficiënt en focus op datgeen waar je goed in bent
  • Ruimte: ICT hoeft minder data-opslag te beheren
  • Geld: zet de verloren zoekuren en hersteluren in voor andere organisatie-activiteiten

Waarom sla je iets op in het archief?

Als je niet weet waarom je iets opslaat, dan is óf alles óf niets bestemd voor het archief. Vaak maak je onbewust al een afweging. Als die onbewuste afweging wordt uitgesproken, gedeeld, besproken en vastgelegd dan is het waarom voor de organisatie helder.

Hiermee worden ruis en fricties voorkomen als bijvoorbeeld collega A (onuitgesproken) verwacht dat iets wordt opgeslagen en collega B het dan niet doet, waardoor collega A het niet terug kan vinden. Daarnaast kan aan een nieuwe collega ook sneller worden uitgelegd hoe er met het archief wordt omgegaan.

Hoe maak je het waarom helder? Hanteer deze 4 criteria om meer duidelijkheid te krijgen over het waarom:

  1. Heeft een document waarde voor de bedrijfsvoering?
  2. Is het nodig voor de financiële verantwoording (onder meer naar de fiscus)?
  3. Is het wettelijk noodzakelijk (werk je bij de overheid of een zelfstandig bestuursorgaan, dan heb je te maken bij de Archiefwet)?
  4. Heeft een document historische waarde voor de organisatie?

Bespreek een aantal voorbeelden en leg deze vast in een document: ‘Wij slaan documenten op in het bedrijfsarchief omdat’.

Je kan hierbij bijvoorbeeld het volgende format* gebruiken:

  • Documenten met
    • bepaalde inhoud,
    • van bepaalde organisaties
  • slaan we op in het bedrijfsarchief omdat het nodig is
    • voor de bedrijfsvoering,
    • voor de financiële verantwoording,
    • vanwege wet- en regelgeving,
    • vanwege historische waarde.

*Specificeer de onderstreepte onderdelen

Waar sla ik het op?

Deze vraag is niet altijd makkelijk te beantwoorden, maar op het hoogste niveau wel: ‘Data sla je op waar het hoort’. Vaak willen we ook dat anderen er ook over kunnen beschikken, bijvoorbeeld in een in bedrijfsbreed toegankelijk systeem; het bedrijfsarchief. Uitgangspunt: eenmalige opslag – meervoudig gebruik.

Het is het beste om je archief zo simpel mogelijk te houden en voortdurend bij te werken. Zorg voor een opgeruimde server of document management systeem (DMS). Echter het eindeloos rondsturen van documenten geeft niet alleen overvolle inboxen, maar ook het risico van diverse versies van een document. Voorkom dat er intern documenten worden rondgestuurd en zorg ervoor dat iedereen alle informatie op de server of in het DMS kan vinden. Dit kan ook voorkomen dat mensen hun e-mailprogramma als archief gebruiken waardoor informatie niet toegankelijk is voor collega’s. Kortom Outlook is je communicatiemedium, geen archief.

Een goed digitaal archief hoeft niet via een speciaal aangekocht pakket. Breng eerst de systemen waar je documenten opslaat waarover je al over beschikt in kaart. Kies dan als organisatie de primaire tool waarmee je wilt gaat werken. Kijk bij de keuze voor een systeem naar gebruiksvriendelijkheid, snelheid, eenvoud, toegankelijkheid, beschikbaarheid en veiligheid.

Hoe sla ik het op?

Maak afspraken. Wat wordt de indeling van het archief: met een mappenstructuur of metadata? Zorg dat je altijd met maximaal 3 muisklikken bij het juiste document bent. Maak nooit meer dan 10 hoofdmappen. 10 bestandsnamen zijn door iedereen direct te overzien waardoor je de juiste keuze kunt maken. Met meer mappen verlies je het overzicht.

Zorg ervoor dat de namen van je hoofdmappen onderscheidende namen krijgen. Per hoofdmap mag je 10 submappen maken. Iedere submap is een detaillering van het hoofdonderwerp waarbij de namen van de submappen ook weer onderscheidend zijn. Tenslotte mag je per submap wederom 10 sub-submappen maken.

Maak je digitale structuur altijd samen met één of twee collega’s. Zo maak je gebruik van elkaars kennis en zorg je voor draagvlak voor je nieuwe digitale archiefindeling.

Maak verder afspraken over:

  • De naamgeving
  • De bewaartermijn
  • De toegankelijkheid: een gesloten archiefstructuur geeft veel onduidelijkheid en schaduwarchieven

Aan de slag

Nu duidelijk is wat je waarom en waar opslaat is het tijd om te starten. Deel de nieuwe afspraken, spreek een startdatum af en organiseer een kick-off om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is. Een nieuwe manier van werken kost altijd moeite om onder de knie te krijgen. Motiveer en stimuleer elkaar.

En het oude archief?

Bepaal wat je met het oude archief wilt doen. Misschien wil je hier een opschoningsactie voor starten of zelfs het complete archief naar de nieuwe indeling omzetten. Maak een goede afweging of het nuttig is om hier veel tijd in te stoppen en stel een actieplan op.

Zorg voor beheer

De laatste stap is om af te spreken hoe het systeem beheerd wordt. Denk hierbij aan de volgende punten:

  • Hoe omgaan met statische en dynamische archief?
  • Wie worden de mapeigenaren?
  • Wanneer is de evaluatie en herziening?

Benoem een beheerder voor je digitale archief. Als iedereen namelijk de rechten krijgt om nieuwe mappen aan te maken creëer je binnen no-time weer een digitale chaos.

Naar een goed archief

Mijn ervaring is dat de opzet van een goed digitaal archief – naast een logische structuur – zeker ook grote waarde voor het team / afdeling heeft door met elkaar de werkprocessen te bespreken en daarmee dezelfde logica te hanteren voor het digitale archief. De voordelen van een goed archief betalen zich dan snel uit:

  • Tijd: documenten snel kunnen vinden én opslaan
  • Borging: bewijskracht, controlestukken en formele documenten zijn geborgd
  • Plezier: werk efficiënt en focus op datgeen waar je goed in bent
  • Ruimte: ICT hoeft minder data-opslag te beheren
  • Geld: zet de verloren zoekuren en hersteluren in voor andere organisatie-activiteiten

Is het waarom van het archiveren niet duidelijk binnen jouw organisatie? Weet je niet wat je op moet slaan en waar? Ben je veel tijd kwijt met het vinden en opslaan van documenten? Neem contact met me op. Ik denk graag met je mee om hier meer duidelijkheid in te scheppen.

Ja, ik wil hiermee aan de slag!

 

 

Related Posts

palmboom en ondergaande zon

We mogen weer!

Voor de meesten zit de vakantie er weer op. Lekker uitgewaaid op Terschelling, bijgebruind in Toscane of een duik genomen in de Caribische zee? Hopeli...
lezen zomervakantie zonnebril glas water boek

Leestips: 3 boeken voor de zomer 2019

3 leestips voor de zomerDe zomervakantie is begonnen! Zon, warmte, zee en lekker lang licht, dus meer dan genoeg ruimte om een goed boek erbij te ...