Ruimte is alles: Data (deel 1/2)

cloud overzicht data ruimte is alles

Ruimte is alles!

Alles wat ruimte inneemt, heeft daarom automatisch mijn aandacht.

Wat zeker ruimte inneemt is mijn eigen data.

De schijfruimte op mijn laptop loopt regelmatig vol en mijn telefoon geeft ook keer op keer een irritante melding over te weinig online opslagruimte waardoor de automatische reservekopie wordt gemaakt.

Arrghghgh!

Tijd voor actie!

Ik hou ervan om iets één keer goed te regelen om er daarna geen last meer van te hebben.

In deze post lees je hoe ik het heb aangepakt en hoe ik het heb uitgevoerd.

1. Wat is de gewenste uitkomst?

Als je weet dat er meer dan één actie nodig is om iets af te ronden, dan is iets binnen GTD een project en is het handig om eerst de gewenste uitkomst te bepalen.

Daartoe helpt het om jezelf de volgende vraag te stellen:

Hoe ziet het eruit als het project succesvol is afgerond?

Gewenste uitkomst voor mijn dataproject:

  1. Ik weet waar mijn bestanden staan, zodat ik ze makkelijk kan terugvinden.
  2. Mijn data is online beschikbaar, zodat ik er overal bij kan.
  3. Al mijn bestanden staan op een veilige plek, zodat ik er niet wakker over hoef te liggen.
  4. Mijn data staat op een centrale plek, zodat ik overzicht heb.
  5. Er worden automatische back-ups gemaakt, zodat ik gerust kan slapen.
  6. Ik heb geen last meer van opslagruimte meldingen, zodat ik niet meer wordt afgeleid.

Aan de hand van de gewenste uitkomst kan ik eerstvolgende acties bepalen. Laat ik beginnen met een inventarisatie van mijn datalocaties.

2. Weten waar iets staat. Waar staat mijn data nu opgeslagen?

Mijn data staat op verschillende plekken, zowel lokaal als online. Goed om eerst te bepalen wat die plekken zijn.

Breng al je datadragers in kaart.

Devices datadragers

Geef per device aan wat de opslagcapaciteit is, hoeveel capaciteit er in gebruik is en wat er beschikbaar is:

Lokale data locaties

Datadragers overzicht

Online data locaties

Breng al je cloudplatformen waar je een account hebt in beeld.

Online data locaties cloud

Geef aan wie de leverancier is, wat de maximale opslagruimte is die ze binnen je huidige account bieden, wat je nu gebruikt en wat de maandelijkse kosten zijn.

Cloudplatform cloudaanbieder cloud overzicht

3. Waaruit bestaat mijn data? Wat zijn je categorieën?

Nu je weet waar je data staat is het handig om te kijken uit welke categorieën je data bestaat.

Maak een complete lijst met alle categorieën:

  • Systeemkopie laptop
  • Reservekopie telefoon
  • Reservekopie tablet
  • Foto’s en video’s
  • Muziek
  • Boeken
  • Documenten
  • Chatberichten
  • Wachtwoorden
  • Website
  • Administratie
  • E-mail
  • Contacten
  • Taken/Herinneringen
  • Agenda’s
  • Notities
  • Links naar favoriete websites (bladwijzers)
  • Etc.

4. Online beschikbaar. Wat is je standaard online opslaglocatie?

Waar wil je je data opslaan?

Online data staat bij een externe partij. Dit kan de cloudoplossing van een cloudaanbieder, de omgeving van een hostingprovider of een andere data specifieke aanbieder zijn.

Bij de keus voor een cloudaanbieder is het handig om te kijken welke devices je gebruikt en welke besturingssystemen op deze devices draaien.

  • Op mijn laptop draait Windows van Microsoft en op mijn telefoon en tablet draait IOS van Apple. Zowel Microsoft als Apple hebben elk hun eigen cloudoplossing die geïntegreerd is in hun besturingssysteem. Dit maakt de keuze voor 1 van beide cloudoplossingen voor de hand omdat het eenvoudig in te stellen is.
  • Cloudaanbieders maken het niet makkelijk om voor maar één standaard online opslaglocatie te kiezen. De reservekopie van mijn iPhone upload bijvoorbeeld alleen automatisch naar iCloud en mijn favorieten in Chrome worden alleen automatisch opgeslagen in Google Drive.
  • Hierdoor kies ik niet voor één online opslaglocatie, maar een hybride variant.

Omdat OneDrive met 1 Terrabyte voor mij nu verreweg de grootste opslagruimte biedt (Via mijn Office 365 abonnement heb ik OneDrive premium), kies ik voor OneDrive als primaire opslagruimte en iCloud, Dropbox en Google Drive als secundaire opslagruimte.

5. Op een veilige plek. Wat is je wachtwoord?

Zowel OneDrive, iCloud, Dropbox als Google Drive zijn van grote Amerikaanse aanbieders. Deze clouddiensten verschillen qua beveiliging nauwelijks van elkaar, dus dat is om het even.

Het wachtwoord dat ik voor elke dienst gebruik, is natuurlijk super belangrijk.

  • Kies een wachtwoordmanager (ik gebruik Keepass) en sla de gebruikersnamen en wachtwoorden van zowel je datadragers als je cloudplatformaccounts hierin op.
  • Maak gebruik van de mogelijkheid van de wachtwoordmanager om veilige wachtwoorden te genereren.

Concluderend, de eerste 3 onderdelen van de gewenste uitkomst van mijn dataproject kan ik nu afvinken. In deel 2 komen de overige 3 onderdelen aan bod.

Ruimte is alles!

Ruimte is alles: Data (deel 2/2)

Related Posts