Ruimte is alles: Data (deel 2/2)

cloud overzicht data ruimte is alles

Ruimte is alles!

Alles wat ruimte inneemt, heeft automatisch mijn aandacht.

Wat zeker ruimte inneemt is mijn eigen data. Eerder ging ik in op de gewenste uitkomst van mijn dataproject:

  1. Ik weet waar mijn bestanden staan, zodat ik ze makkelijk kan terugvinden.
  2. Mijn data is online beschikbaar, zodat ik er overal bij kan.
  3. Al mijn bestanden staan op een veilige plek, zodat ik er niet wakker over hoef te liggen.
  4. Mijn data staat op een centrale plek, zodat ik overzicht heb.
  5. Er worden automatische back-ups gemaakt, zodat ik gerust kan slapen.
  6. Ik heb geen last meer van opslagruimte meldingen, zodat ik niet meer wordt afgeleid.

In deel 1 kwamen de eerste 3 onderdelen van de gewenste uitkomst aan bod. In deel 2 pak ik, zoals beloofd, de overige onderdelen op.

4. Gecentraliseerd. De grote verhuizing

In deel 1 beschreef ik waarom ik OneDrive kies als mijn primaire cloudopslagruimte en iCloud, Dropbox en Google Drive als secundaire cloudopslagruimtes.

In al deze cloudopslagruimtes staat al data van mij. Daarnaast heb ik ook bestanden op mijn laptop staan die nog niet in de cloud staan én een externe harde schijf.

Om de bestanden vanaf mijn externe harde schijf over te zetten naar OneDrive, moeten ze eerst lokaal op mijn laptop worden gezet. Ik pak eerst mijn laptop aan om te kijken welke bestanden nog niet in de cloud staan en om schijfruimte te creëren.

Mijn laptop

  • Op mijn laptop draait de OneDrive applicatie. Als data in de OneDrive map wordt geplaatst, dan wordt deze automatisch naar de cloud gesynchroniseerd.
  • Met het programma WinDirStat achterhaal ik eerst welke bestanden niet in de OneDrive map staan.
  • Daarna hevel ik alle voor mij belangrijke documenten die niet in de OneDrive map staan over naar de OneDrive map. In de OneDrive map hanteer ik een simpele mappen hoofdindeling:

Afbeeldingen (standaard OneDrive map)

Inbox (voor documenten die nog niet op de juiste plek staan)

Privé (documenten)

Zakelijk (documenten)

  • Bij alle mappen en bestanden in OneDrive kun je aangeven (rechtermuisknop ‘Ruimte vrijmaken’) of je ze ook lokaal of alleen online beschikbaar wilt hebben. Ik maak ruimte vrij op de laptop door alleen de bestanden en mappen die ik dagelijks nodig heb lokaal beschikbaar te stellen.

Mijn externe harde schijven

Op mijn externe harde schijven heb ik ongeveer 400 GB aan data die ik via mijn laptop helemaal naar OneDrive wil overzetten. Omdat ik op mijn laptop maar 100 GB aan ruimte beschikbaar is, moet ik dit in etappes doen.

Etappe 1

  • Ten eerste start ik met het knippen en plakken
    van bestanden van mijn externa harde schijf naar de OneDrive map.
  • Als alle bestanden zijn geplakt, dan worden de bestanden gesynchroniseerd naar de OneDrive cloud (Afhankelijk van het aantal Gigabytes dat je synchroniseert en je dataverbinding, kan het synchroniseren een paar uur in beslag nemen.).
  • Als de bestanden in de OneDrive cloud staan, dan kan er weer ruimte in de OneDrive map op de laptop worden vrijgemaakt (rechtermuisknop ‘Ruimte vrijmaken’) .

Etappe 2

  • Herhaal dezelfde stappen uit etappe 1 voor de resterende data en eventuele andere harde schijven.

Mooi! Op mijn harde schijven staat nu geen data meer.

Mijn secundaire cloudopslagruimtes

  • Op mijn laptop hebben Dropbox, iCloud en Google Drive een eigen applicatie. Ik controleer alle opslagruimtes en hevel alle niet opslagruimte gerelateerde data over naar OneDrive.

5. Automatische back-ups

In deel 1 heb ik mijn datacategorieën in kaart gebracht. Nu vul ik het overzicht aan en geef ik per categorie aan waar de data staat (groen). Naast de data die lokaal of bij een cloudplatform staat, kan er ook data bij andere online omgevingen staan. Voor deze categorieën geef ik in de kolom ‘elders’ de locatie aan:

Mijn data - lokale datadragers/gegevensdragers/locaties & online opslag/cloud locaties
Klik op de afbeelding voor het totale overzicht.

Met oranje geef ik aan waar een back-up staat en in de kolom ‘Back-up’ of dit automatisch of handmatig gebeurt. Het lukt me om voor het overgrote deel van de categorieën automatisch back-ups te laten maken.

Regel 1: Zorg voor 3 kopieën van je belangrijkste bestanden

Zorg ervoor dat je belangrijke data, die je echt niet kunt missen, veilig opslaat op 3 locaties. Dit houdt in: op drie verschillende media, dus niet een kopie in dezelfde mapje of op dezelfde schijf. Hierdoor wordt de kans op verlies een stuk kleiner als er iets lokaal misgaat.

Regel 2: Maak gebruik van minstens 2 verschillende media

Het liefst zijn deze media zo anders mogelijk. In mijn data overzicht is dit een externe harde schijf en in de cloud. Het kan ook een DVD of USB stick zijn, als het maar een andere medium is dan waar je origineel op staat.

Regel 3: Zorg voor 1 kopie buiten de deur

Eigenlijk is dit de belangrijkste regel en tegelijkertijd degene die het minst consequent wordt toegepast. Door te zorgen voor een back-up buiten de deur kun je voorkomen dat je data verloren gaat als er wordt ingebroken of brand is. Mijn externe harde schijf bewaar ik op een externe locatie.

Ik pas deze 3-2-1 regel niet voor alle data toe, alleen voor de data die voor mij het belangrijkst zijn.

6. Opschoning

Om geen last meer van opslagruimte meldingen te hebben, kijk ik of ik OneDrive verder kan opschonen.

  • Grote bestanden in OneDrive kan ik achterhalen met Windirstat. Per bestand controleer ik of ik het nog wil bewaren.
  • Dubbele bestanden kan ik achterhalen CCleaner (de gratis versie heeft een ‘duplicate file’ functionaliteit). Per dubbel bestand beslis ik welke ik wil bewaren.

Samengevat

Al met al zorgt het centraliseren en categoriseren van je data ervoor dat je makkelijk iets kunt terugvinden. Door data online beschikbaar te stellen kan ik overal bij en met het gebruik van een wachtwoordmanager zorg ik bovendien voor goede beveiliging.

Opslagruimte gerelateerde data zorgt ervoor dat je niet zonder bepaalde clouddiensten kunt. Eén online opslagruimte is (zeker voor mij) een utopie. Maak het jezelf dus gemakkelijk en kies voor één primaire clouddienst, zo kun je het snelst iets terugvinden.

Hanteer de 3-2-1 regel voor back-ups en probeer
bovendien het maken van back-ups zoveel mogelijk te automatiseren.

Heb je al je data op één plek staan, dan kun met Windirstat en CCleaner eenvoudig een opschoonactie uitvoeren zodat je weet of je echt je online opslagruimte moet gaan uitbreiden.

Conclusie, mijn gewenste uitkomst is bereikt. Op naar het volgende project.

Ruimte is alles!

Related Posts

De waan van de dag

De waan van de dag

De waan van de dag roept bij veel mensen een negatieve lading op. Niet voor niets kom je de uitdrukking tegen in combinatie met ontsnappen en wegduike...
palmboom en ondergaande zon

We mogen weer!

Voor de meesten zit de vakantie er weer op. Lekker uitgewaaid op Terschelling, bijgebruind in Toscane of een duik genomen in de Caribische zee? Hopeli...